Quante sono le richieste Foia alle agenzie nazionali Diritto di accesso

Appuntamento mensile con l’Osservatorio Foia di openpolis. Analizziamo l’evoluzione della normativa e della giurisprudenza e il dibattito parlamentare. Ma anche i dati del fenomeno, tra richieste e risposte, e il racconto di best practice: come sono stati utilizzati i dati per investigazioni di interesse pubblico. In collaborazione con Giulio Marotta.

Il registro degli accessi delle Agenzie di rilievo nazionale

All’interno dell’Osservatorio portiamo avanti un’analisi comparativa per capire quanto e come viene utilizzato lo strumento del Foia, il cosiddetto accesso civico generalizzato. Ricordiamo che si tratta del diritto che hanno i cittadini di avere accesso alle informazioni pubbliche. Un diritto che consente a chiunque di richiedere alla pubblica amministrazione dati, documenti e informazioni già esistenti (ulteriori rispetto a quelli per i quali già vige un obbligo di pubblicazione), senza dover dimostrare l’esistenza di un interesse attuale e concreto né di motivare la richiesta.

Questo mese continuiamo la verifica del modo in cui le amministrazioni pubbliche hanno provveduto alla realizzazione del registro degli accessi. Stiamo parlando del registro, obbligatorio, nel quale vengono riportati e pubblicati gli estremi delle richieste di accesso ricevute e il relativo esito.

Dopo l’esame dei registri della presidenza del consiglio e dei ministeri, delle autorità indipendenti, delle regioni e dei comuni capoluogo analizziamo i registri istituiti dalle più importanti Agenzie di rilievo nazionale.

Si tratta di organismi pubblici, istituiti con legge, soggetti all’indirizzo e controllo di un ministero (a partire dall’approvazione dei programmi di attività e dei bilanci). Ad essi sono attribuite specifiche funzioni di carattere più operativo, che si ritiene possano essere svolte in modo migliore da un soggetto, come l’agenzia, che ha caratteristiche organizzative più vicine a quelle delle aziende private (ad esempio, per la gestione del personale e le procedure di spesa).

Al suo interno possiamo distinguere tra:

• agenzie fiscali (come l’agenzia delle entrate e quella delle dogane e dei monopoli);
• enti di regolazione dell’attività economica (come l’Aifa-agenzia italiana del farmaco):
• enti produttori di servizi economici (come l’Enit, ente italiano per il turismo);
• enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali (l’agenzia nazionale per i giovani):
• enti e istituzioni di ricerca (l’Asi, agenzia spaziale italiana).

Come si richiede l’accesso ad atti e documenti

I siti delle 18 agenzie prese in esame (ad eccezione dell’agenzia italiana per la cooperazione allo sviluppo, dell’agenzia nazionale per i servizi sanitari regionali e dell’agenzia regionale per la ricerca in agricoltura) hanno predisposto, all’interno della sezione “amministrazione trasparente”, alla voce “altri contenuti”, una rubrica in cui si forniscono informazioni dettagliate ed esaurienti sulle diverse forme d’accesso, fornendo quasi sempre anche la modulistica e l’indicazione degli uffici competenti per ricevere le richieste.

Un’esperienza interessante è quella dell’agenzia spaziale italiana (Asi), che ha realizzato una gestione informatica delle richieste di accesso in modo da consentire agli utenti di monitorare lo stato delle loro richieste e interloquire con gli uffici competenti.

Previa una breve iscrizione il richiedente può facilmente inoltrare la propria istanza all’Asi, monitorarla, interloquire con il soggetto deputato alla sua gestione e conoscere in tempo reale la decisione assunta dall’amministrazione. Sicuramente un ottimo esempio di come creare uno strumento che possa aiutare i cittadini nel presentare le richieste di accesso civico generalizzato e seguirne agevolmente l’iter.

Chi ha pubblicato il registro e chi no

L’agenzia nazionale per il turismo (Enit), l’agenzia per le erogazioni in agricoltura (Agea), l’agenzia italiana per la cooperazione allo sviluppo (Aics) e l’agenzia nazionale per i giovani (Ang) non hanno ancora pubblicato sul proprio sito internet il registro per l’accesso generalizzato.

Come già verificato per le amministrazioni passate in rassegna nei precedenti mesi, anche per le agenzie si registrano modalità differenti nella presentazione dei dati dei registri per l’accesso, dando così vita a siti internet molto diversi uno dall’altro.

La maggior parte delle Agenzie ha realizzato un unico registro per accesso civico semplice e Foia: agenzia delle entrate, agenzia nazionale per i servizi sanitari regionali, agenzia per l’Italia digitale, agenzia nazionale per l’amministrazione e la destinazione dei beni sequestrati e confiscati alla criminalità organizzata, agenzia nazionale per la sicurezza delle ferrovie, agenzia per il farmaco, agenzia per la coesione territoriale (queste ultime due non consentono però di distinguere agevolmente tra le diverse tipologie).

L’agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni, l’agenzia nazionale delle politiche attive del lavoro e l’agenzia spaziale italiana pubblicano un unico registro, inclusivo sia dell’accesso documentale sia dell’accesso civico e Foia, con distinzione al suo interno delle diverse tipologie; l’agenzia del demanio e quella delle dogane pubblicano tre distinti registri (accesso documentale, accesso civico semplice e Foia).

Le agenzie per la sicurezza del volo e per la promozione all’estero e l’internazionalizzazione delle imprese italiane presentano il solo registro per l’accesso Foia, ma con pochissimi dati disponibili; l’agenzia nazionale per il turismo pubblica solo il registro per l’accesso documentale.

Registro degli accessi Foia – agenzie di rilevo nazionale

Quali dati, e con quali tempistiche, vengono aggiornati

Come già evidenziato nei precedenti articoli, le variabili più determinanti per un vero monitoraggio della materia sono tre: la tempistica degli aggiornamenti, la tipologia di dati rilasciati e il contenuto delle informazioni rese disponibili.

Un aggiornamento costante del registro è garantito dall’agenzia delle entrate e dall’agenzia per l’Italia digitale (settembre 2019). Gli altri registri sono aggiornati a aprile-luglio 2019, ad eccezione di quelli dell’agenzia delle dogane, dell’agenzia per i servizi sanitari (aggiornati a dicembre 2018) e dell’agenzia per le politiche del lavoro (fermo a marzo 2018). Per l’agenzia per la sicurezza delle ferrovie e per l’agenzia per la promozione all’estero e l’internazionalizzazione delle imprese italiane il registro Foia è disponibile solo per il 2017.

I dati dei registri sono prevalentemente in formato xls, ad eccezione di quelli delle agenzie delle dogane, per i beni confiscati, per la rappresentanza nazionale delle pubbliche amministrazioni, l’agenzia spaziale italiana (formato pdf) e dell’agenzia delle entrate, per cui è possibile filtrare delle tabelle che però non sono scaricabili.

Un elemento certamente da sottolineare è che le informazioni contenute nei registri sono meno dettagliate rispetto a quelle di alcuni ministeri. Talora non sono esplicitate le motivazioni del diniego (ad esempio agenzia del demanio, agenzia per i beni confiscati, agenzia per la promozione all’estero e l’internazionalizzazione delle imprese italiane). Nessun registro riporta la tipologia del soggetto richiedente (privato cittadino, avvocato, docente, giornalista, associazione etc.), e le informazioni sui ricorsi ai giudici amministrativi. Molti dati del registro dell’agenzia spaziale italiana sono ancora in fase di implementazione.

Le richieste riqualificate, il caso dell’Agenzia delle entrate

Nell’impossibilità di poter portare avanti una vera analisi comparativa dei dati messi a disposizione dalle agenzie, per la loro cattiva qualità e bassa affidabilità, concentriamo l’attenzione su un aspetto centrale della materia.

Per farlo prendiamo in considerazione i dati dell’Agenzia delle entrate, che tra il 2017 e il 2018 ha ricevuto ben 439 richieste di accesso civico generalizzato. Un numero molto alto, sia se confrontato con quello delle altre agenzie, ma anche se paragonato con quello delle amministrazioni pubbliche analizzate negli scorsi mesi.

Analizzando l’esito di queste richieste emerge infatti un aspetto non da poco. Oltre il 24% di esse erano sbagliate, nel senso che le procedure del Foia è stata utilizzata in maniera inappropriata. Ricordiamo infatti che oltre al Foia esistono anche altre due procedure per richiedere specifici documenti alla pubblica amministrazione: l’accesso civico semplice e quello documentale.

In ben 107 delle 439 richieste (il 24,37%) i cittadini hanno utilizzato il Foia sbagliando, visto che in realtà sarebbe stato più corretto utilizzare un altro dei 2 strumenti a disposizione. Questo ha comportato che prima di esaminare le richieste, sia stato necessario “riqualificarle” nella tipologia corretta.

Tutto questo dimostra come ancora i cittadini abbiano difficoltà nell’utilizzare lo strumento, anche a causa della cattiva comunicazione sul tema da parte della pubblica amministrazione di turno. Un problema collegato anche a quello delle richieste inviate all’amministrazione competente sbagliata o a quelle contenenti errori di forma.

Considerazioni finali

Il quadro sopra sintetizzato evidenzia i ritardi notevoli da parte di molte agenzie nell’attuazione della normativa in materia di accesso. Da questo punto di vista sarebbe indispensabile che tutte provvedano tempestivamente all’istituzione dei registri per l’accesso e che sia sempre consentito di distinguere tra le diverse tipologie di accesso.

Al tempo stesso, analizzando i dati dell'Agenzia delle entrate, è emerso in maniera chiara una problematica che deve essere affrontata nel prossimo futuro. I cittadini devono essere maggiormente aiutati nel richiedere determinati documenti agli enti pubblici, con una maggiore e migliore comunicazione da parte dei soggetti interessati. In questo senso quanto fatto dall'agenzia spaziale italiana va certamente nella direzione giusta.

Il monitoraggio di openpolis

L’Osservatorio Foia continuerà a verificare il concreto funzionamento del diritto di accesso in Italia, dedicando una particolare attenzione, a partire dal prossimo report mensile, ad alcune esperienze significative di richieste di accesso generalizzato portate avanti da associazioni e privati cittadini.

Avvisiamo anche che è disponibile una nuova versione del nostro manuale "Come funziona il FOIA in Italia" aggiornato a dicembre 2019, con le più recenti sentenze di Tar e consiglio di stato.

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